Dakikalar iki şekilde yazılabilir: gündem esaslı tutanaklar veya raporlar ve resmi olmayan toplantı tutanakları veya özetleri. Kayıt tutanaklarının formatları kuruluşun veya grubun niteliğine ve bölgeye göre değişir. Personel toplantıları, atölye çalışmaları, seminerler ve bölümlerarası toplantı tutanaklarının tümü çeşitli belge stillerini izleyebilir.
Tutanaklar, toplantıdan sonra katılımcılara yararlı bir hatırlatma görevi görür ve eksik meslektaşların ne tartışıldığını ve hangi kararların alındığını öğrenmesini sağlar. Gündeme dayalı tutanak veya raporlar geleneksel kayıt türüdür. Bunlar, gündemin bilindiği zamanlanmış bir toplantıda alınan dakikalardır. Gündem, toplantıdan önce dağıtılabilir veya toplantı başkanı tarafından başkan tarafından ilan edilebilir. Gündemin belirlediği çerçeveyi takip ediyorlar. Çoğu kuruluşta, gündem esaslı tutanaklar, resmi yönetim toplantılarının temel kayıtlarını oluşturur. Çok karmaşık, karmaşık ve resmi belgelerdir ve normalde profesyoneller veya précis yazarları tarafından yazılırlar.
Resmi olmayan toplantı tutanakları çoğunlukla departman ve grup toplantılarında alınır. Alınan kararların, gereken takip işlemlerinin, bireysel projelerden sorumlu kişilerin ve dönüm noktalarının ve bu projelerin teslim tarihlerinin özetidir. Özet dakikalar ayrıca bir projenin geçmişini izlemek için de kullanılabilir. Genel olarak, bu tür tutanaklar bütün katılımcılara ve bazı durumlarda toplantıda bulunmayan diğer ilgili taraflara dağıtılır.
