Kazanan Devlet Şirketi’ne göre, ihale süreci, belirli mal veya hizmetleri talep eden kurumlar tarafından sağlanan davetiyeleri ve tedarikçilerin ticari tekliflere vereceği yanıtları içerir. Kurumlar, reklam verenler için teklif vermeye ve minimum gereksinimleri ihaleyi kazan. Bu süreç rekabetçi ve birçok tedarikçiye açık.
Resmi İngiltere Hükümeti internet sitesi, talepte bulunan kurumun teklifleri almasının ardından, potansiyel tedarikçilerin kısa bir listesini hazırladığını açıklar. Kısa listede yer alan tedarikçilerle yapılan görüşmeler, finansal yeteneklerini, pazar itibarlarını ve kredi notlarını ölçmek için yapılmaktadır. Kurumun ihale komisyonu, bir tedarik sözleşmesi imzalamak için onlara para için en iyi değeri sunan bir tedarikçi seçer. Hem Birleşik Krallık'ta hem de Amerika Birleşik Devletleri'nde, bir kamu kurumundan bir ihaleyi sağlamayan başvuranlar, başvurunun veya teklifin neden başarısız olduğu konusunda geri bildirim alabilir.
Lawyers.com'a göre, bir sözleşmeyi imzalamadan önce bir tedarikçinin gelecekteki yasal sorunlardan kaçınmak için şartları ve koşulları anlaması gerekir. Sözleşme, tedarikçinin ve kurumun, teslim süresi, kalite ve ödeme koşulları gibi birbirlerine karşı yükümlülüklerini belirtir. Bir tedarikçi sözleşme şartlarını kabul edip imzaladıktan sonra, kurumun satın alma müdürü tedarikçiye bir kabul mektubu yazar ve bir satınalma siparişi verir. Ödeme şartları sözleşmedeki şartlara göre yapılır. Tedarikçi mal ve hizmetleri sağlamayı geciktirirse veya kalite düşükse, bir kurum sözleşmeyi iptal edebilir.
