Bir veritabanı yönetim sistemi önemlidir; çünkü verileri verimli bir şekilde yönetir ve kullanıcıların kolaylıkla birden fazla görevi gerçekleştirmelerine izin verir. Bir veritabanı yönetim sistemi, büyük miktarda bilgiyi tek bir yazılım uygulamasında depolar, düzenler ve yönetir . Bu sistemin kullanımı iş operasyonlarının verimliliğini arttırır ve toplam maliyetleri düşürür.
Veritabanı yönetim sistemleri, işletmeler ve kuruluşlar için önemlidir, çünkü birden fazla veri türünü işlemek için oldukça etkili bir yöntem sunarlar. Bu tür bir sistemle kolayca yönetilen verilerden bazıları şunlardır: çalışan kayıtları, öğrenci bilgileri, bordro, muhasebe, proje yönetimi, envanter ve kütüphane kitapları. Bu sistemler çok yönlü olacak şekilde üretildi.
Veritabanı yönetimi olmadan, görevlerin manuel olarak yapılması ve daha fazla zaman alması gerekir. Veriler, şirket veya kuruluşun gereksinimlerine göre kategorize edilebilir ve yapılandırılabilir. Veri sisteme girilir ve rutin olarak atanmış kullanıcılar tarafından erişilebilir. Her kullanıcı, sistemin bir bölümüne erişmek için belirlenmiş bir şifreye sahip olabilir. Birden fazla kullanıcı sistemi aynı anda farklı şekillerde kullanabilir.
Örneğin, bir şirketin insan kaynakları departmanı çalışan kayıtlarını yönetmek, yasal bilgileri çalışanlara dağıtmak ve güncellenmiş işe alım raporları oluşturmak için veritabanını kullanır. Bir üretici bu tür bir sistemi üretim, stok ve dağıtımın kaydını tutmak için kullanabilir. Her iki senaryoda da, veritabanı yönetim sistemi daha yumuşak ve daha organize bir çalışma ortamı oluşturmak için çalışır.
