Microsoft Access, elektronik dosyalama sistemi olarak hizmet veren bir veritabanı yönetim sistemidir. Microsoft Access ile kullanıcı, veritabanındaki tüm verileri kolayca değiştirebilir, veritabanından raporlar üretebilir ve sorgular gönderebilir saklanan tüm bilgiler hakkında. Microsoft Access, Windows düzenini kullanım kolaylığı için tam olarak kullanır.
Çoğu Microsoft Access kullanıcısı tabloları, formları ve sorguları kullanır. Veritabanı tabloları elektronik tablolara çok benzer. Her sütunun konusunu listeledikten sonra, kullanıcı konunun özniteliklerini ayrıntılandırmak için ek sütunlar ekleme seçeneğine sahiptir. Tamamlandığında, her satırda her konu hakkında gerekli bilgiler bulunur. Microsoft Access'te bulunan veri girişi form yöntemi, bir veritabanına aktarılmak üzere sisteme ait bilgileri grafik biçiminde girmesine olanak tanır. Bazıları tabloları sonlandırmak zorunda kalmazlarsa veri girişi için bunu daha kolay bulabilir. Microsoft Access'in sorgu işlevi, kullanıcının bilgileri birden fazla tablodan birleştirmesini ve kullanıcının aldığı verilerin koşullarını belirtmesini sağlayarak verimliliği artırır. Belirli özelliklere sahip belirli olanları saptamak için bol miktarda bilgiyle manuel olarak bakmak zorunda kalma süresini kısaltır.
