Bir veritabanı yaklaşımının bazı avantajları arasında tutarlı bilgiler, esneklik, veri güvenliği ve gizliliğin kolay yönetimi ve azaltılmış bir uygulama geliştirme süresi bulunur. Şirketler, veri organizasyonuna yardımcı olmak için bir Veritabanı Yönetim Sistemi veya DBMS kullanıyor.
Çoğu şirket ilişkisel bir veritabanı sistemi kullanır. Bu tür bir sistem, aynı anda farklı bilgilere erişime izin verir. Bu bilgilerin tümü farklı dosyalar arasında paylaşılabilir. Bir çift ilişki veritabanı yazılımı örneği Oracle ve Paradox'tur.
İlişkisel veritabanında, farklı bilgilerin tümü satır ve sütun şeklinde düzenlenmiş tablolarda saklanır. Satırlar ayrı bir kaydı temsil eder ve sütunlar kayıt içinde belirli bir alandır. Örneğin, çalışanların iletişim bilgilerinden oluşan bir veritabanı için satırlar "Soyadı", "" Ad "ve" Telefon Numarası "olarak belirlenebilir.
Çevrimiçi formlar genellikle bilgileri bir veritabanına hızlı bir şekilde girmek için kullanılır. Bir kişinin formda tamamladığı farklı boşluklar, veritabanındaki ayrı alanları işaret eder. Daha sonra şirketler bilgileri değiştirerek raporları kolayca çalıştırabilir. Örneğin, bir işveren hızlı bir referans aracı olarak çalışanların adlarını, telefon numaralarını ve e-posta adreslerini listeleyen bir rapor çalıştırabilir.
