Veri toplamak ve düzenlemek için bir veritabanı kullanılır. Microsoft Access'te oluşturulanlar gibi bir elektronik sürüm ilk akla gelen ad olsa da, birçok otomatik olmayan veritabanı sürümü de vardır kişisel bir telefon ve adres defteri gibi.
Bir veritabanı, bir bilgisayar elektronik tablosunda veya kelime işlem belgesinde yazılı veya kağıda yazılan bir liste olabilir. Düz dosya adı verilen bu tür veritabanı, satır ve veri sütunlarıyla bir tablodan oluşur. Örneğin, küçük işletmeler için basit bir veritabanı yalnızca iki sütun, ürün adı veya marka ve fiyat içerebilir. Bir müşteri fiyat sormak için ararsa, mağaza çalışanı ürünü bulmak için ilk sütunu tarar ve ardından müşterinin sorusuna cevap vermek için ilgili fiyat sütununa bakar.
Bilgisayarlı veritabanlarının çoğu ilişkisel veritabanları olarak kabul edilir ve genellikle SQL olarak adlandırılan yapılandırılmış sorgu dili kullanılarak oluşturulur. Bu tür bir veritabanı ilişkili olan birden fazla veri tablosunu kullanır ve bunları anahtarlarla birbirine bağlar - ortak bir tanımlayıcı kod. Örneğin, bir departman kodu, departman bilgilerini ve ürün tablolarını birbirine bağlayan bir anahtar olarak işlev görebilir. Bu tür veritabanları aynı verilerin birden fazla girişini engeller, hızlı sıralama ve çeşitli raporlama fırsatları sunar.
