Çalışanların ve sahiplerin bilgisayar gibi belirli bir konumdan çok çeşitli bilgilere erişmelerini sağlamak için bir veritabanı yönetim sistemi kullanılır. Kullanıcı kimlik bilgilerine göre belirli bilgilere erişime izin verir. >
Bir veritabanı yönetimi sistemi, çeşitli kullanıcılar tarafından depolanması ve erişilmesi için büyük miktarda bilgi gerektiren endüstrilerde önemlidir. Kullanıcılar, verinin saklandığı yere fiziksel olarak gitmek zorunda kalmadan hemen hemen her yerden tüm bilgilere erişebilirler. Veri tabanı yönetim sistemi, büyük miktarda kullanıcının verilere erişmesini sağlar ve erişilebilirlik için ideal kılar. Verilerin bütünlüğünü saklayarak ve programın yöneticisi tarafından önceden belirlenmiş kodları kullanarak belirli şekillerde düzenleyerek de koruyabilir. İşletmenin ve verilere erişen kişinin yapısına bağlı olarak verilerde yapılan değişiklikleri engelleyebilir. Kullanıcıların veritabanı sistemlerinin belirli bölümlerini görüntüleyebilmesi, değiştirebilmesi veya çoğaltabilmesi için, programın yöneticisi tarafından belirlenen uygun kimlik bilgilerine sahip olmaları gerekir. Yöneticiler, veritabanı yönetim sistemindeki hangi bilgileri kimin görebileceğini tam olarak kontrol edebilir.
Bir DBMS, mantıksal yapının tanımlanmasından doğrudan sorumlu olan veritabanı şemasını, verilerin erişimini ve değiştirilmesini kolaylaştıran veritabanı motorunu ve verilerin kendisini kontrol eder. Üç ana bileşen veri bütünlüğü, güvenlik ve eşzamanlılık sağlar. DBMS örnekleri şunları içerir: bankacılık sistemleri, envanter sistemleri ve otomatik kütüphane sistemleri.
