Konvansiyonel bir mektubun açılması veya selamlanması ve imzalanmasına ek olarak, kötü davranış için bir özür mektubu, özür dilenen kötü davranışların bir tanımını, suçluluk ve sorumluluğun kabulünü ve şahsen görüşme arzusunu içermelidir. Mektuptan özür dilemek resmi görünebilir, ancak profesyonel danışman Elly Prior'a göre, e-posta ya da özellikle metin yoluyla bir özür kabul edilme olasılığı çok daha yüksektir.
Özür mektupları, Elly Prior'e göre, çevrimiçi şablonlardan basitçe kopyalanan sözlü ifadelerin aksine, gönderenin kendi sözleriyle yazılmalı ve yazılmalıdır. Kötü davranış için özür mektubu yazmak için aşağıdaki adımları izleyin.
- Mektubu aç
- Sonuçların anlaşıldığını gösterin
- Geçici olarak olası bir toplantı önerme
- Mektubu kapatın ve oturumu kapatın
Okuyucuyu doğrudan adresleyin, "Dear" ile açıp adlarını takip edin. Ardından mektubun amacını tanıtın, örneğin “Davranışım için içten özürlerimi ifade etmek için yazıyorum”. Asıl olayın ardından "Ben yanlış olduğumu anladım ..." gibi özelliklerle suçluluk kabulünü netleştirin.
Kötü davranışların, ilgili kişiyi veya insanları nasıl etkileyebileceğini anlayın. Sonuçların çok fazla farkında olmamaya dikkat edin, bunun yerine "Davranışımın size neden ne kadar acı verdiğini hayal edebiliyorum" gibi bir şey yazın.
Şahsen kötü davranışları tartışmak için örtülü bir davetiye yapın. "Pişmanlığımı şahsen kanıtlama fırsatını takdir ediyorum."
Alıcıya, hiçbir yanıtın beklenemeyeceğine dair güvence vermesini sağlayın. "Benimle bir süre konuşmamayı tercih edersen anlayabiliyorum. Lütfen ihtiyacın kadar zaman ayır." uygun. İmzalamanın uygun bir yolu "Saygılarımla."
