Bir dosya işleme sistemi, kişilerin bir işletmenin çeşitli bölümlerinde hareket ettikçe dosyaları izlemelerine yardımcı olur. Bu tür bir sistemin amacı, genel olarak alfabetik, sayısal veya kronolojik sıralama. Etkili dosya işleme sistemlerine sahip şirketler, çalışanların aradıklarını bulmak için kağıtları dolaştırmaları yerine, bu dosyaları düzenli bir şekilde bulma yollarına sahiptir.
Bir şirketin kağıt dosyalar, bulut depolama veya bir kombinasyon kullanıp kullanmadığı, tutarlı bir sistemi yerinde tutmak, bilgi taleplerinin verimli bir şekilde ele alınması için hayati öneme sahiptir. Birçok şirket, dosyaların sabit disklere, bulut depolamaya veya başka yerlere girdiği "kağıtsız" bir ortama girmiştir. Geleneksel bir dosya dolabında olduğu gibi, paylaşılan veya kişisel bir sürücüdeki tüm dosyaları izlemek de aynı derecede önemlidir. Çoğu depolama uygulaması, dosya klasörlerini ayarlamayı ve adlandırmayı kolaylaştırır; böylece veri depolamaktan sorumlu olanlar doğru dosyayı doğru klasöre koyabilir. Çekmecelerin sesi açılmadan ve dosyalama dolaplarının soğuk metal algılanması olmadan bile, dosyaların düzgün şekilde düzenlenmesi mümkündür.
