Bilgi sistemlerine ihtiyaç duymamızın temel nedenlerinden biri, verimliliği artıran ve verimliliği artırabilen kaynaklardır. Genellikle veri yoğun işlemleri destekler. İş organizasyonlarında, iyi tasarlanmış bir bilgi sistemi kar ve zarar arasındaki fark olabilir.
Her kuruluş bilgi üzerinde çalışır ve her işletme belirli bir bilgi toplama, kaydetme, saklama ve işleme yöntemine sahiptir. Önemsiz olarak, bilgi toplamak ve saklamak için gereken her şey bir kalem ve kâğıttır. Bununla birlikte, örneğin bir tıp doktorunun, hasta bilgilerini kalem ve kağıt kullanarak kaydetmesi ve saklaması olağanüstü bir görev olacaktır. Bilgi sistemleri, verilerin toplanması, depolanması ve manipülasyonunda tamamen devrim yarattı.
Bir bilgi sistemi, genellikle karar verme gibi süreçlerde faydalı bilgiler sağlamak için çok miktarda veri işleyen bir dizi özel bilgisayar uygulaması ve donanımı içerir. Bazı tanımlar, yazılım uygulamaları, donanım, işletim sistemleri ve bilgi sistemini oluşturan çeşitli bilgi işlem bileşenlerini destekleyen ağ yapısını içeren tüm mimariyi ifade eder.
Bilgi sistemleri, teknoloji ilerledikçe ve bir kuruluştaki bilgi yönetimini düzenleyen resmi kurallar olarak zamanla gelişir. Örneğin, bir kuruluşta büyük yapısal değişiklikler varsa, bilgi sistemindeki karşılaştırılabilir değişiklikler gerekebilir.
