İletişim işleminde kodlama, iletme ortamı, kod çözme ve geri bildirim olan dört adım vardır. İşlemin ardından gelen adımların etkili bir iletişim kurmasına yardımcı olur ve hiçbir iletinin kaybolmamasını veya yanlış anlaşılmamasını sağlar.
İletişim sürecinin ilk adımı olan kodlama, varsayımların izleyeceği en önemli şey olabilir. Gönderenin kısa ve net bir mesaj iletmesi gerekir. Ses tonu ve beden dili gibi konular da dikkate alınmalıdır, çünkü bu faktörler bir mesajın nasıl yorumlanmasında kilit rol oynarlar.
Bu, ikinci adım olan iletim ortamına götürür. Mesajın anlaşılma olasılığını artıracak mesajı nasıl ve ne zaman teslim edeceğine karar vermek gönderenin sorumluluğundadır. Bir mesajın aldığı form, kod çözme işleminin bir sonraki adımı için kritik olabilir.
Mesaj tamamen iletildikten sonra gönderenin rolü sona erer. Mesajın amaçlandığı şekilde çözülmesi alıcıya kalmıştır. Alıcı mesajı net bir şekilde anladıktan sonra geri bildirim iletişim sürecine son verir.
Alıcı tarafından gönderene, onay veya kısa cevap şeklinde geri bildirim verilir. Bu son adım önemlidir, çünkü gönderen daha sonra iletinin etkinliğini anlar.
