E-postalar, eğitmenlerle ve profesörlerle iletişim kurmak, arkadaşlarla iletişimde bulunmak, diğer insanlardan veya işletmelerden bilgi istemek, burs, iş ve staj başvurusu yapmak gibi iletişim amacıyla kullanılır. e-posta çok değerli bir iletişim aracı olsa da, işletme ve akademik ortamlarda yaygın kullanımı, kullanıcılar için yeni zorlukların ortaya çıkmasına neden olmuştur.
E-posta yoluyla yanlış iletişim normal olarak, kullanıcılar aldıkları ve gönderdikleri e-postalarla ilgili çeşitli beklentiler olduğunda ortaya çıkar. E-postanın amacına bağlı olarak, içerik istenen sonuca, hedef kitleye ve formaliteye göre değişir. E-postaları kullanmadaki ana zorluk, iletişim kanallarının reklam amaçlı e-postalar tarafından tıkanmasıdır. Bu e-postalar, bazı kişilerin amaçladıkları e-postaları almalarını engeller ve yazara yönelik zorluk, istenmeyen e-postalardan öne çıkan bir içerik yazmak ve alıcının dikkatini çekmektir.
E-postalar, telefon gibi diğer iletişim yöntemlerini kullanması zor olan bir kişiyle iletişim kurmanın en iyi yoludur. Elektronik bir dosyayı veri içeren bir elektronik tablo gibi birine gönderirken de kullanışlıdır. Bilgilerin çok sayıda insana dağıtılması gerektiğinde, e-postalar diğer iletişim türlerinden daha uygundur.
