Her e-posta istemcisinin bir e-posta imzası için farklı bir işlemi vardır. Microsoft Outlook'ta, menüden Araçlar /Seçenekler'i seçin, Posta Biçimi sekmesine gidin ve İmzalar'a tıklayın. Yeni bir imza yapmayı seçin veya mevcut bir imzayı düzenleyin. Bir kişi farklı amaçlar için çoklu imzalar oluşturursa, her birine uygun bir isim atayabilir.
Gmail'de, ekranın sağ üst köşesindeki dişli resmine tıklayın ve Ayarlar'ı seçin. İmza bölümüne gidin ve kutuya imzayı girin veya düzenleyin. Metni biçimlendirmek için kutunun üstündeki düğmeleri kullanın. Tamamlandığında sayfanın altındaki "Değişiklikleri Kaydet" i tıklamayı unutmayın. Bir kişi bir e-posta imzası oluşturmak için kullandığı e-posta programından bağımsız olarak, imzanın farklı alıcılara nasıl göründüğünü kontrol edebilir. Ancak, karmaşık biçimlendirme veya HTML her programda aynı görünmeyebilir.
Site Noktasına göre, en etkili e-posta imzaları yalnızca en temel bilgileri içerir. Bir e-posta imzası oluşturmak için önce hangi bilgilerin gerekli olduğunu belirleyin. İsme ve e-posta adresine ek olarak, diğer seçenekler arasında bir iş unvanı, telefon numarası ve web sitesi URL'si bulunur. Yalnızca tüm alıcıların bu şekilde iletişim kurmasına izin verilirse, Skype veya diğer sosyal medya bilgilerini ekleyin.
Karışıklık veya artıklık oluşturabilecek aşağıdakilerden herhangi birini kullanmaktan kaçının: birden fazla e-posta adresi ve telefon numarası, olağandışı fontlar ve kişisel alıntılar. Genel olarak, çoğu e-posta imzaları fiziksel bir posta adresi içermez.
