Ev sahibini tanıtarak, etkinlikle ilgili önemli bilgileri sunarak, ne zaman bir cevabın gerekli olduğunu belirleyerek, konuğun özel gereksinimlerinden bahsederek ve ardından konuğun katılımına olan minnettarlığınızı ifade ederek bir davet mektubu yazın. Sabit ve bir kalem gerekir. Mektubu yazmak 30 dakikadan kısa sürer.
-
Ev sahibini tanıtın
Etkinliğin ev sahibini, temsil ettiği kuruluşlarla birlikte tanıtın. Tanıtımı kısa tutun. Davet resmi bir etkinlikte ise, mektubun tonu bu formaliteyi yansıtmalıdır. Daha az resmi etkinliklerin daha hafif bir tonu olabilir.
-
Etkinliğin özelliklerini bildir
Etkinliğin ne zaman ve nerede gerçekleşeceğini konukla paylaş. Etkinliğin bir teması veya amacı varsa, onu mektubun gövdesinde tanımlayın.
-
Yanıt isteyin
Davetiyeyi kabul etmek için konukların yanıt vermesi gereken zaman dilimini belirtin.
-
Herhangi bir özel gereksinimden bahsedin
Konukların etkinliğe özel bir şey getirmeleri gerekiyorsa, bu noktada belirtin. Ayrıca etkinlik için gereken elbise türüne dikkat edin.
-
Mektubu kapatın
Katılımcılara katılımları için teşekkür edin ve etkinlikte onları görmeyi dört gözle beklediğinizi ifade edin. Herhangi bir hata için mektubu dikkatlice okuyunuz ve gerekli düzeltmeleri yapınız.
