Kimin katılabileceğini ve onlar için hangi tarihlerin işe yarayacağını belirlemek için aile üyeleriyle iletişime geçmek, bir yer bulmak ve rezerve etmek, bir menü seçmek ve yeterince önceden davetiyelerin gönderilmesi, aile birleşimi planlama kontrol listesine dahil edilmelidir. Başka ne dahil edilmesi gereken, toplantının büyüklüğüne ve etkinliği kaç kişinin organize edeceğine bağlıdır.
Daha büyük aile birleşmeleri için yapılacak işin bölünmesi, planlama kontrol listesindeki ilk adımdır. Aile üyelerinin adlarını ve adreslerini güncellemekten ve RSVP'leri takip etmekten asıl etkinlikte kuruluma kadar her işi kimin yapacağına karar verin. Ana kontrol listesi, bir tema seçmeyi ve yemek sipariş etmeyi veya aile üyelerine getirecek menü öğelerini devretmeyi içermelidir. Kontrol listesindeki bir diğer görev, bir bütçe hazırlamak ve davetler, yemek, mekan ve dekorasyonlar için ve mutfak eşyaları, kağıt tabaklar ve hediyelik eşyalar gibi gerekli diğer malzemeleri almak için para toplamaktır. Tişörtler gibi aile birleşimi hatıralarına, birleşme tarihine hazır olmaları için önceden sipariş verilmesi gerekmektedir. Bir e-posta göndermekten etkinlikten sonra temizlemeye kadar bir planlama kontrol listesine dahil edilemeyecek kadar büyük ya da çok küçük bir aile toplanmasını geri çekmenin bir kısmı yoktur.
