Bazı Microsoft Office sürümlerinde kullanılabilen Microsoft Access'in temel avantajları düşük maliyetlidir, kullanım kolaylığı ve diğer Microsoft hizmetleriyle entegrasyondur. Program sunucu ve çoğu ilişkisel veritabanının idari yatırımını gerektiriyor mu? Grafik arayüzü Microsoft Office kullanıcılarına tanıdık geliyor ve programlama ortamı Office makrolarıyla aynı. SharePoint gibi Microsoft servislerini kullananlar için Access iyi bir şekilde bütünleşir.
Birçok durumda, kullanıcılar Excel veri depolamasına alternatif olarak Access veritabanları oluşturur. Access daha gelişmiş veri analizi ve raporlama araçlarına sahiptir. Excel'de bir veritabanına yaklaşan bir şey oluşturmak mümkün olsa da, özellikle verimli değildir ve bakımı zorlaşır. Bir uygulamanın matematiksel veya muhasebe özelliklerine ihtiyacı varsa, Office arka planı Excel ve Access arasındaki etkileşime izin verir.
Excel artık büyük miktarda veri nedeniyle iyi performans göstermiyorsa veya bir kullanıcı başkalarına veri girişi formları ve raporları sunmak istiyorsa, Access iyi bir seçimdir. Access form oluşturma ve rapor oluşturma konusunda yardımcı olacak sihirbaz arabirimlerine sahiptir, bu nedenle küçük veritabanı uygulamaları oluşturmak herhangi bir Office kullanıcısının erişimine açıktır.
Microsoft Access'i birden fazla kullanıcıyla kullanmanın bazı dezavantajları vardır. Access, veritabanı büyüklüğü ve yazılımı küçük işletmelerin ötesinde kullanımı uygun olmayan yapan kullanıcı sayısı konusunda belirli sınırlara sahiptir. Access'te Güvenlik sağlam değildir, bu nedenle hassas veriler için kötü bir seçimdir. Ayrıca, Access, Microsoft Office'in tüm sürümlerinde, Windows platformlarında bile kullanılamaz.
