Microsoft Access'in amacı hızlı ve kolay veritabanları oluşturmaktır. Access, fazla programlama deneyimi olmadan kullanıcının bir bilgi depolama ve alma sistemi oluşturmasına ve geliştirmesine yardımcı olan kullanıcı dostu bir arabirim sağlar.
Access’in işlevselliğinin büyük bir kısmı Microsoft Excel’in işlevini yerine getirir. Bununla birlikte, Access karmaşık bilgi işlem görevleri veya büyük veri kümeleri için önemli ölçüde daha güçlüdür. Çalışma sayfalarında çalışmak yerine, Access, verileri SQL kullanarak çalışan tablolarda depolar. Bu tablolardaki verilere, verilerin nasıl sıralanacağını ve raporlanacağını ayrıntılandıran basit komutlar kümesi olan sorgular yoluyla erişilir.
Program aynı zamanda uygulamaların ve diğer programların daha karmaşık geliştirilmesine olanak sağlar. Erişim, kullanıcıların grafiksel kullanıcı arayüzleri geliştirmelerine izin verir, böylece gelecekteki kullanıcıların doğrudan kod veya sorgularla çalışmasına gerek kalmaz. Bu arabirimler, Access'te veya daha karmaşık komut dosyalarıyla, sürükle ve bırak GUI komutları kümesi kullanılarak oluşturulur.
Erişim, veri toplama ve işleme kolaylığı için diğer birçok programla paralel çalışır. Excel'den gelen veriler basit komutlar kullanılarak yüklenir ve Access'in tablo formatında kolayca çevrilir. Access, SQL üzerine kuruludur, ancak komut dosyası, diğer Microsoft Office ürünlerinde olduğu gibi Visual Basic'te de yapılabilir. Makrolar aracılığıyla, kullanıcılar verilerini sıralamak veya değiştirmek için yeni işlevler geliştirebilir.
