Basılı iletişimin en büyük avantajlarından biri, ileride başvurmak üzere gönderilen mesajların kalıcı bir kaydını sağlamasıdır. Bu iletişim şekli, alıcının mesajı gözden geçirmek ve uygun bir geri bildirim sağlamak için bolca zaman harcamasını sağlar. Yazılı iletişim daha açık ve net.
Basılı iletişim, bir şirketin çalışmasını düzenleyen uygun ilke, kural ve politikaların tanımlanmasına yardımcı olur. Delegasyon sorumlulukları söz konusu olduğunda faydalıdır. Sözlü iletişimin aksine, yazılı iletişim kişinin belgeye gönderme sorumluluğunu üstlenmesini sağlar. Aynı zamanda kanıt ve muhasebe belgesi olarak da işlev görür. Basılı iletişim daha resmi olarak kabul edilir ve şirket imajını güçlendirmeye yardımcı olur. Benzer şekilde, bir mahkemenin yargılanması durumunda, yazılı iletişim geçerli kayıtlar olarak sağlanır. Basılı iletişim geliştirmeleri takip eder. Örneğin, bir şirketin duyuru panosunda yayınlanan bir not, bir etkinlik veya toplantının hatırlatıcısı olur.
Yazılı iletişim, yazılı kelimeye dayanan herhangi bir etkileşim biçimini içerir. Sözlü ya da sözlü iletişimin yanı sıra en temel iletişim modlarından biridir. Yazılı iletişim genellikle iş ortamında popülerdir. Bu tür iletişimin örnekleri arasında notlar, bültenler, raporlar, çalışan kılavuzları ve iş tanımları yer almaktadır. Diğer basılı belgeler mektup, teklif ve sözleşmeleri içerir. Alternatif iletişim biçimleri, elektronik posta ve İnternet web sitelerini içerir.
