Bir otel odası rezervasyon mektubu için örnek mektup şablonları, Online Otel Rezervasyonları, CareerRide.com ve Ücretsiz Örnek Mektuplar gibi web siteleri üzerinden çevrimiçi olarak bulunabilir. Otel Rezervasyonları Online'da örnek otel odası rezervasyon mektubu şablonları ve CareerRide.com çevrimiçi olarak görüntülenebilirken, Free Bookings Online indirilebilir şablonlar sunar.
Bir oda rezervasyon mektubu, genellikle otel ve amaçlanan konuğun tarihini, adını ve adreslerini, rezervasyon varış ve ayrılış tarihlerini ve günlerini ve misafir sayısını içerir. Bir otel odası rezervasyon mektubu şablonu ayrıca yemek ve etkinliklerin yanı sıra ödeme koşulları, ödeme şekli, rezerve edilen oda sayısı, rezerve edilen oda tipi ve tatil paketinin detayları gibi bilgileri doğrulamak için de yer sağlar. Yazar, otel yönetimi ve misafirlerin rahatlığı için otel rezervasyonunun tüm önemli noktalarını belirtmelidir.
Bir otel odası rezervasyonu veya onay mektubu için muhatap ya misafir ya da otel yönetimi olabilir. Mektup, rezervasyonun otel yönetimi adına bir onay olarak da hizmet verebilir. Otel yönetimi ile misafir arasında herhangi bir sorun olması durumunda, otel odası rezervasyon mektubu yasal olarak kabul edilebilir.
